- 下書きビューを使用する: 「表示」タブに移動し、「文書の表示」セクションの「下書き」をクリックします。
- 編集記号を表示する: 「ホーム」タブに移動し、「段落」セクションの「編集記号の表示/非表示」(¶) ボタンをクリックします。
- 「書式の詳細」作業ウィンドウを表示する: Shift キーを押しながら F1 キーを押します。いずれかのコンテンツをクリックすると、そのテキストに設定されている現在の書式と、調整を行うためのメニューへのリンクが表示されます。比較オプションを使用して、選択した箇所の書式設定の違いを確認することもできます。
- ナビゲーション ウィンドウを表示する: 「表示」タブに移動し、「表示」セクションの「ナビゲーション ウィンドウ」をオンにします。ナビゲーション ウィンドウが表示されたら、「ページ」をクリックします。これで、ページ サイズが揃っているかを確認できます。
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お問い合わせペーパーバックの Word ファイルを PDF に変換する
ペーパーバックの場合は、Microsoft Word 文書よりも PDF の使用をお勧めします。PDF は「ポータブル ドキュメント フォーマット (Portable Document Format)」を意味し、システム上の制限や、プリンターの特性、使用可能なフォントに依存しません。PDF 文書はどのコンピューターでも同じように表示されます。ファイルを Word から PDF に変換する方法については、以下のトピックをご覧ください。
一般的な書式設定の問題と修正
書式設定の問題を確認しやすくするために、Word の表示を以下のように設定することをお勧めします。
設定の確認
ファイルが意図どおりに表示されるようにするために、設定を確認することをお勧めします。
PDF の作成
PDFMaker 設定で「文書情報を変換」チェックボックスをオフのままにします。このチェックボックスをオンにすると、ファイルの構造に問題が発生する可能性があります。
PDF に印刷
Adobe PDF プリンターに印刷するか、PDFMaker を使用すると、文書はプリンターに合わせてリフローされます。最良の結果を得るには次の操作を行います。
- Adobe PDF プリンターをデフォルトのプリンターに設定します。「ファイル」>「オプション」>「詳細設定」>「レイアウト オプション」ダイアログ設定で、「文書をレイアウトするときにプリンターの設定に従う」チェックボックスをオンにします。
- 「ファイル」>「印刷」に移動し、Adobe PDF プリンターを選択して、「プリンターのプロパティ」をクリックします。
- 「Adobe PDF 設定」タブで、「PDF/X-1a」を選択します。このオプションが利用できない場合は、プリセットのリストから「高品質印刷」または「プレス品質」を選択します。
フォントの埋め込み
フォントの埋め込みは、デフォルトでは設定されていません。「ファイル」>「オプション」>「保存」に移動し、「ファイルにフォントを埋め込む」チェックボックスをオンにします。「文書で使用されている文字だけを埋め込む」チェックボックスと「標準システム フォントは埋め込まない」チェックボックスがオフになっていることを確認してください。
ファイルが拒否されないようにするためのヒント
ファイルを書式設定するときは、作業前のファイルをコピーしておく癖をつけましょう。そうすれば、クリーンなバックアップを残しておけます。
Word 文書の表示がコンピューターによって異なる
- Word で文書を表示するときには、デフォルトのプリンターの設定が使用されます。その Word ファイルが別のコンピューター上でも同じように表示されるようにするには、常にデフォルトのプリンターとして Adobe PDF または PDFMaker を使用してください。
- インストールされているフォントはコンピューターによって異なることがあります。その場合は、足りないフォントが別のフォントに置き換えられます。文字のサイズや間隔は、フォントによって大幅に変わる可能性があります。そのため、書式設定も大きく変化します。
Word ファイルが破損している
DOC ファイルと DOCX ファイルは異なるので、ファイル形式を変更しないでください。DOCX ファイルと DOC ファイルでは、ファイル情報の保存方法が異なります。DOCX を DOC として保存すると、ファイル情報の質が低下し、ファイルが破損する可能性があります。
破損した Word ファイルの修正
ファイルのエラーを上書きしたり、構造の問題を解決するには、次の 4 つの方法があります。
- ファイル名を変更する: 以前の保存から取り込まれた、誤ったデータを上書きできます。
- 新しい文書にコピーする: ファイル データは文書の末尾に保存されます。「編集記号の表示」をオンにして編集記号を表示し、最後の段落タグ (¶) を除くすべてをコピーして、新しい文書に貼り付けます。
- ファイルを XML として保存する: ファイル構造の問題が解決されます。XML ファイルは Word 文書として保存し直すことができます。
- ファイルを TXT として保存する: すべての書式設定およびファイルに取り込まれた書式設定エラーが削除されます。すべてをコピーし、新しい文書に貼り付けます。その後、再度ファイルを書式設定できます。
書式設定を削除するためのキーボード ショートカット
- Ctrl + Space: すべての文字レベルの書式設定が削除されます。テキストを選択し、Ctrl キーを押しながらスペース キーを押すと、フォント、下線、太字、斜体が削除され、テキストがデフォルトに戻ります。
- Ctrl + Q: すべての段落レベルの書式設定が削除されます。テキストを選択し、Ctrl キーを押しながら Q キーを押すと、行間、段落前/後の行、インデントなどがすべて削除されます。
Mac ユーザー向けのヒント
- 書式設定を保存するには、リッチ テキスト フォーマット (RTF) 形式に変換します。Word for Mac で RTF ファイルを再度開くと、ネイティブ形式に変換されます。この方法で、ファイルの損傷箇所を取り除ける場合があります。
- 最後の段落記号 (¶) 以外のすべてを新しい文書にコピーします。Word for Mac 内の特定のスタイルとセクションの書式設定は、この段落記号に "保存" されています。この記号をコピーしないことによって、ファイルの損傷箇所を取り除ける場合があります。
- 「編集」メニューの「すべてを選択」をクリックし、Shift キーを押しながら左矢印キーを 1 回押します。Shift キーを離します。
- 「編集」メニューの「コピー」をクリックしてから、「ファイル」メニューの「新規作成」をクリックします。
- 新しい文書で、「編集」メニューの「貼り付け」をクリックします。その後で、スタイルとセクションの書式設定を再適用できます。
- すべてをテキストのみのファイルにコピーしてから、Word for Mac 内で新しい空の文書に再コピーします。こうすると、すべての書式設定が削除され、うまくいけばファイルの損傷箇所が取り除かれます。ただし、書式設定も再度行う必要があります。
